Tangsel – Perkembangan dan kebutuhan masyarakat dewasa ini dipengaruhi oleh perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi. Tak terkecuali dalam bidang kearsipan yang menurut UU NO 23 tahun 2014 tentang Pemda merupakan urusan wajib yang dilimpahkan kepada pemerintah daerah.
Arsip dan TIK bukan suatu hal yang baru dikenal. UU No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan menyebut, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan TIK.
Sementara, Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Yanuar, menjelaskan,
“Kemajuan TIK yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam penyelenggaraan kearsipan,” kata Yanuar, Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Tangsel, dalam sosialisasi perwalkot tentang pedoman pengelolaan arsip dinamis berbasis TIK, di Telaga Seafood, Serpong Utara, Tangsel, Senin (31/7/2017).
Yanuar menjelaskan, pemanfaatan TIK akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan. Namun, pengembangan sistem kearsipan berbasis TIK harus dapat menjamin, bahwa arsip yang autentik andal, dapat digunakan, diciptakan, dijaring serta dikelola dengan standar yang berlaku, dan memenuhi ketentuan hukum serta sesuai dengan tugas dan fungsi lembaga.
“Pengelolaan arsip elektronik yang baik akan menjamin ketersediaan bukti keputusan serta kegiatan pemerintahan, menunjukan pemenuhan akuntabilitas pecinta arsip, mendukung tugas dan fungsi melalui penciptaan arsip yang andal serta dapat digunakan, berkontribusi terhadap efisiensi dan efektivitas kegiatan serta mengurangi resiko dengan menjamin bahwa arsip yang tepat diciptakan untuk mempertahankan dan kontinuitas kegiatan,” papar Yanuar.
Di dalam pengelolaan arsip elektronik sambung Yanuar, diperlukan adanya kesamaan, pemahaman, kesatuan tindak dan keterpaduan langkah dari seluruh lembaga pencipta arsip, dan lembaga kearsipan sehingga memerlukan pengaturan khusus berupa kebijakan umum sebagai pedoman pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
Sosialisasi yang diikuti 130 OPD tersebut dilakukan guna mewujudkan pemerintah yang baik, tertib administrasi yang dinilai suatu keniscayaan yang harus dicapai, sehingga proses pembangunan dan pelayanan terhadap masyarakat dapat menjadi lebih akuntabel dan transparan.(Nda)
